Tämän ensimmäisen Laatutiimin sivuilla julkaistun artikkelin aiheena on kaikkien rakastama käsite, tuottavuus.Tuottavuuden yhteydessä puhutaan usein Leanista ja prosessien kehittämisestä. Molemmat termit ovat kokeneet inflaation, koska niitä on toisteltu jo ainakin 20 vuotta. Tuottavuutta etsitään myös poliittisilla päätöksillä, kikyllä ja sote uudistuksilla. Kannattaisi kuitenkin muistaa, että tuottavuus tarkoittaa tuotoksen ja panoksen suhdetta. Mikäli vähemmällä saadaan enemmän tuotosta, sen parempi tuottavuus. Käytännössä tuottavuutta kannattaa ajatella vain sen perusteella, kuinka paljon tuotoksia saadaan aikaan tietyssä ajassa. Eurot kannattaa unohtaa aluksi, kun tuottavuudesta puhutaan.
Työajasta työtä jalostavan työn suorittamiseen käytetään keskimäärin vain noin 60% joten kannattaako keskittyä vain työvauhdin nostamiseen? Yleensä ei. Tuottavuuteen vaikuttavia asioita löytyy aina helpommin työympäristöstä ja työn organisoinnista. Jos kysytään oman organisaation tuottavuuteen vaikuttavista ongelmista työntekijöiltä, esimiehiltä tai johtajilta, vastaukset ovat yleensä aika erilaisia. Ihminen kun yleensä huomaa omaa käsitystä vahvistavia signaaleja ja siten vahvistaa omaa mielipidettään asioiden tilasta. Todellisuus on usein jossain mielipiteiden välissa ja omaa roolia tuottavuuden kehittäjänä harva miettii päivittäisien kiireiden keskellä.
Jokaisella on vastuu tuottavuuden ylläpidossa. Työntekijän kannattaa miettiä, että käyttääkö työaikansa tuottavasti ja edistääkö työkavereidensa työtä vai haittaako sitä. Johtajien kannattaa miettiä, että onko päätöksien pohjalla oikeanlaista tietoa ja tietääkö koko organisaatio mihin yhdessä pyrimme, miksi ja millä keinoin. Esimiesten tärkein tehtävä on mahdollistaa sujuva työn tekeminen, varmistaa osaaminen ja jakaa informaatiota ympäristöönsä. Ongelmatilanteissa tulilinjalla ovat usein esimiehet, koska vaatimuksia tulee joka suunnasta. Ongelmat näyttävät olevan esimiesten huolena ja tästä syystä onkin usein hankalaa löytää esimieheksi haluavia kokeneita ihmisiä. Mikä voisi auttaa?
Ensin kannattaa tutkia mikä sujuvaa työntekoa haittaa. Tietoa voi saada haastattelemalla ihmisiä, tutkimalla saatavissa olevaa dataa ja keräämällä aikatietoja ja havaintoja työstä. Näillä keinoilla saadaan selville merkittävät häiriöt ja ongelmat. Kun tietoa on riittävästi, kannattaa käynnistää kohdennetusti prosessien kehitys ja LEAN projektit. Tässä kohdassa esimiehet huokaavat helpotuksesta, voidaan sittenkin kehittää vaikuttavia asioita, eikä säntäillä mielikuvien perusteella.
Esimiehiä arjessa auttaa parhaiten selkeät työkuvat ja etukäteen sovitut pelisäännöt. Jos esimerkiksi oman osaston kapasiteetti ei riitä, tai tulee teknisiä ongelmia, pitää olla sovittu ratkaisumalli, miten ongelmaa lähdetään ratkomaan. Esimiesten toimintamallit vaatii etukäteen suunnittelua, sopimista ja koulutusta. Myös esimiesten oman työkuorman hallinta ja ajankäyttö on usein melko epäselvää. Siihen kannattaa panostaa, muuten kärsii koko tiimi.
Eli kyllä, hyvä tai huono tuottavuus on pomon vika. Mutta ei tehdä hänenkään työstään liian vaikeaa.
Pakko vielä palata kilpailukyky sopimukseen. Poliittisilla päätöksillä on ihan hyvä joskus luopua saavutetuista eduista, se kertoo, että vaikeitakin päätöksiä on mahdollista toteuttaa. Organisaatioiden toimintaa tutkimalla ja mittaamalla olen kyllä huomannut, että muutaman prosentin tuottavuuden parantamiseen löytyy jokaisen työpäivästä järkeviä ja hauskempia keinoja.
Ilkka